Tilitoimiston valinta edessä? Sooloyrittäjä, käy läpi nämä 11 kysymystä

Tilitoimiston tai kirjanpitäjän valinta on yksi tärkeimmistä sooloyrittäjän eteen tulevista päätöksistä. Hyvää tilitoimistoa voit lähteä etsimään esimerkiksi seuraavien 11 kysymyksen avulla.

Tilitoimistoalalla ei ole lainkaan harvinaista, että asiakassuhteiden pituudet lasketaan vuosikymmenissä. Kun yhteistyö kantaa hedelmää, hyvän kirjanpitäjän tuoma hyöty tarkoittaa yrittäjälle montaa muutakin asiaa kuin vain oikein tehtyä kirjanpitoa. 

Tilitoimiston valintaan kannattaakin varata riittävästi aikaa, sillä pelkkä hinnan perässä juokseminen harvemmin johtaa parhaimpaan lopputulokseen. Tähän artikkeliin olemme koonneet perusperiaatteet siitä, millaisiin asioihin sooloyrittäjän tai pienen yrityksen on syytä kiinnittää huomiota tilitoimistojen vertailua tehdessä.

11 kysymystä tilitoimiston valintaa helpottamaan

1. Mitä haluat ulkoistaa kirjanpitäjälle?

Ensimmäinen tehtäväsi on määritellä se, millaisia palveluita tarvitset. Sooloyrittäjän palvelupaketti koostuu usein kuukausikirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja veroilmoituksesta. Yritysmuodostasi ja toiminnan laajuudesta riippuen saatat toki tarvita monia muitakin tilitoimiston tarjoamia palveluita. 

Voit ulkoistaa esimerkiksi:

• myyntireskontran,
• ostoreskontran,
• yrityksen palkanmaksun,
• maksuvalvonnan ja 
• perintäpalvelun.

Jos tarkoituksenasi on kasvattaa liiketoimintaa nopeasti, myös kattavampien lisäpalveluiden tarvetta kannattaa kartoittaa jo hieman etukäteen. Tilitoimistoilta on saatavissa apua esimerkiksi kassavirta- ja rahoituslaskelmiin, myyntiennusteiden laatimiseen, verotuksen optimointiin ja moniin muihin asioihin. Riisutumpi paketti voi kuitenkin olla luontevin valinta varsinkin yritystoiminnan alkutaipaleella.

2. Tarvitsetko ja saatko tilitoimistosta neuvoja muuhunkin kuin kirjanpitoon? 

Isolta Oy:n taannoisen kyselytutkimuksen perusteella suuri osa yrittäjistä ei koe saavansa kirjanpitäjältään muuta apua kirjanpidon tekemisen lisäksi. 

Tämä on sääli, sillä varsinkin ensimmäisten vuosien aikana uusilla yrittäjillä pyörii mielessään monia kysymyksiä, joita on mukavampi pohtia yhdessä ammattilaisen kanssa. Alla muutamia esimerkkejä:

• Onko nykyinen yritysmuoto verotuksen kannalta järkevä?
• Kuinka suuriksi YEL-vakuutusmaksut kannattaa mitoittaa?
• Miten matkakulut saa helpoiten vähennettyä verotuksessa?
• Kannattaako auto pitää omissa vai firman nimissä?
• Mistä pienyritykselle voi hakea rahoitusta?

Tilitoimisto kannattaakin alusta alkaen mieltää auttavaksi kädeksi, jonka puoleen voit tarvittaessa kääntyä muissakin kuin suoraan kirjanpitoon liittyvissä asioissa. Hyvä kirjanpitäjä osaa tarjota neuvojaan myös silloin, kun et niitä välttämättä itse osaa kysyä.

3. Mikä on kirjanpitäjäsi osaamistaso ja kuinka sitä ylläpidetään?

Moni uusi yrittäjä saattaa yllättyä kuullessaan, että kirjanpitäjän työhön ei ole laissa määriteltyjä pakollisia pätevyysvaatimuksia ja tilitoimiston voi halutessaan perustaa kuka tahansa. Siksi kirjanpitäjän koulutus ja työhistoria ovat asioita, joista sinun kannattaa onkia lisätietoa tilitoimiston valintaa tehdessä.

Myös ammattitaidon jatkuva ylläpitäminen on kirjanpitäjän työssä olennaista. Verotus- ja kirjanpitolainsäädännössä tapahtuvat muutokset sekä sähköisten taloushallinto-ohjelmien kehittyminen vaativat kirjanpitäjältä säännöllistä pänttäämistä.

Taloushallintoliiton tilitoimistolle myöntämä auktorisointi ja kirjanpitäjän KLT-tutkinto ovat hyviä signaaleja, mutta mitään aukottomia takeita palveluiden laadusta ne eivät anna.

4. Mitä kirjanpito maksaa ja mihin hinnoittelu perustuu?

Kukaan yrittäjä ei halua saada tilitoimistosta laskua, jonka loppusumma on odotettua suurempi ja hinnan muodostumisesta on vaikea ottaa tolkkua. Siksi hinnoittelukäytännöistä kannattaa sopia tarkasti ja kirjallisessa muodossa.

Tilitoimistoilla on monia erilaisia tapoja hinnoitella omia palveluitaan. Kirjanpidon hinta voi perustua:

• tositteiden tai vientien määrään, 
• käytettyjen työtuntien määrään,
• kiinteään hintaan 
• tai edellä mainittujen yhdistelmään.

Varsin usein sooloyrittäjän kirjanpito veloitetaan tositteiden määrään perustuen, mutta tietyt työvaiheet, kuten tilinpäätös ja veroilmoitus, laskutetaan erikseen. Hinta voi olla myös täysin kiinteä, mikä omalta osaltaan helpottaa kulujen budjetointia. 

Jos olet uunituore yrittäjä, muistanet myös sen, että tosite tarkoittaa montaa muutakin asiaa kuin kuittia. Tavanomaisimpia esimerkkejä sooloyrittäjälle kertyvistä tositteista ovat myynti- ja ostolaskut, tiliotteet, vuokrasopimukset ja verotuspäätökset.

Oli hinnoittelutapa mikä tahansa, kysy kirjanpitäjältä euromääräinen arvio siitä, mitä kirjanpito tulee maksamaan ja mistä kaikesta veloitetaan. Kuuluuko esimerkiksi neuvonta pakettiin vai laskutetaanko se lisätyönä, josta maksat tuntihintaa?

Tarjous kannattaa aina kysyä useammasta tilitoimistosta, vaikka sinulla olisikin jo vahva käsitys siitä, minkä vaihtoehdon lopulta tulet valitsemaan. Parhaimmassa tapauksessa saat sorvattua hintaa hieman alaspäin, kun tiedät, mitä sama palvelu maksaa muualla.

5. Tiedätkö, mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa ja miten voit hyötyä siitä?

2020-lukua kohti mentäessä sinulla tuskin on halua tai aikaa hoitaa henkilökohtaisia pankkiasioitasi konttorissa tai kirjepostin välityksellä – onhan verkkopankki keksitty. Miksi siis hoitaisit myöskään yrityksesi raha-asioita ja tositeliikennettä yhtään vaikeammin kuin on pakko?

Sähköinen taloushallinto voi kuulostaa terminä vaikealta, mutta yksinkertaisimmillaan se tarkoittaa vain sitä, että hoidat yhdellä sähköisellä ohjelmalla muun muassa seuraavat tutut rutiinit:

• myyntilaskujen lähettämisen ja ostolaskujen maksamisen,
• kuittien ja muiden tositteiden toimittamisen kirjanpitäjällesi,
• yrityksesi rahaliikenteen reaaliaikaisen seurannan.

Sähköinen taloushallinto-ohjelma toimii tietokoneen selaimessa ja mobiililaitteessa ilman erillisiä asennuksia. Voit siis käyttää ohjelmaa missä tahansa, kunhan vain käytössäsi on nettiyhteys.

Helppokäyttöisiä sähköisiä sovelluksia hyödyntämällä säästät aikaa paitsi itseltäsi myös kirjanpitäjältäsi – tämän huomaat usein myös kirjanpidon hinnassa. Kirjanpitäjälle kannattaa maksaa jostain muusta kuin siitä, että hän käyttää aikaansa tallentamalla ja siirtämällä paperilla tai sähköpostien pdf-tiedostoissa toimittamiasi tietoja manuaalisesti kirjanpitoon.

6. Millaisia työvälineitä tilitoimisto tarjoaa sähköiseen kirjanpitoon?

Kiinnitä huomiota myös siihen, minkälaista sähköistä ohjelmistoa tai sovellusta tilitoimisto sinulle ehdottaa. Yksinyrittäjä ei tarvitse käyttöönsä monimutkaista ohjelmaa, jonka ominaisuudet on suunniteltu isompia yrityksiä silmälläpitäen.

Accountor Go ja Procountor Solo ovat esimerkkejä helppokäyttöisistä sähköisistä ratkaisuista, jotka on rakennettu nimenomaan sooloyrittäjien tarpeisiin. Kummankin palvelun saat käyttöösi kiinteällä hinnalla, mikä helpottaa kirjanpidon kustannusten budjetointia.

7. Tunteeko tilitoimisto omaa toimialaasi?

Tietyillä toimialoilla kirjanpitoon ja verotukseen liittyy tavanomaista enemmän huomioitavia asioita. Jos toimit esimerkiksi rakennusalalla tai teet paljon ulkomaankauppaa, tilitoimistolta kannattaa varmistaa, millaista kokemusta heillä on vastaavanlaisista asiakkuuksista.

Isommilta tilitoimistoilta löytyy yleensä asiakkaita kaikilta toimialoilta, mutta pienempien toimijoiden kohdalla tämä ei aina ole itsestäänselvyys. Tiedustele aina tilitoimistolta heidän toimialatuntemustaan, jos he eivät itse ota asiaa esille.

8. Minkä kokoisiin asiakkuuksiin tilitoimisto on keskittynyt?

Toimialatuntemuksen lisäksi kannattaa ottaa selvää myös siitä, minkä kokoisista yrityksistä tilitoimiston nykyinen asiakaskunta koostuu. 

Varsin usein kuulee todettavan, että yksin toimivan sooloyrittäjän tai pienyrityksen kannattaa valita pieni paikallinen tilitoimisto, joka on keskittynyt palvelemaan nimenomaan pienyrittäjiä. Tämä voikin olla fiksu valinta, jos koet tarvitsevasi paljon henkilökohtaista apua ja haluat asioida kirjanpitäjäsi kanssa kasvotusten. 

Toki isommatkin tilitoimistot tarjoavat kattavasti palveluja pienasiakkaiden tarpeisiin, ja kaiken haluamasi saat varmasti yhdeltä luukulta. Mikäli tahdot hoitaa omat kirjanpitorutiinisi – kuten esimerkiksi tositteiden toimittamisen, laskujen maksamisen ja myyntilaskujen lähettämisen – alusta asti mahdollisimman tehokkaasti, isoilta tilitoimistoilta löytyy tähän tarkoitukseen eritoten sooloyrittäjille suunniteltuja palvelupaketteja.

Isompi tilitoimisto voi olla oikea valinta myös silloin, jos yrityksesi tähtää nopeaan kasvuun ja tiedät lähitulevaisuudessa tarvitsevasi kattavampia taloushallinto- ja asiantuntijapalveluja.

9. Mitä tilitoimiston nykyiset asiakkaat kertovat?

Asiakasyritysten kokoluokan lisäksi kannattaa pyrkiä ottamaan selvää myös tilitoimiston nykyasiakkaiden kokemuksista: onko yhteistyö ollut helppoa ja palveluiden laatu kohdallaan? 

Verkkosivuilta löytyvät referenssitarinat ja somekanavien asiakaspalautteet kertovat toki jotain, mutta useimmiten parhaat vinkit tilitoimiston valintaan saa tutuilta yrittäjiltä. Puskaradio onkin monille tilitoimistoille yksi tehokkaimmista asiakashankintakanavista. Suosituksia kannattaa tietysti aina kysyä myös suoraan tilitoimistosta.

10. Onko kirjanpitäjää helppo lähestyä?

Kirjanpitäjäsi ei tarvitse olla armoitettu tarinaniskijä, mutta helppo lähestyttävyys ja selkeä kommunikaatio tekevät yhteistyöstä aina sujuvampaa. Muun muassa seuraavat olennaiset asiat toteutuvat todennäköisemmin, kun sinun ja kirjanpitäjäsi välinen viestintä toimii ja henkilökemiat kohtaavat:

• Olet aina selvillä siitä, missä muodossa ja mihin päivään mennessä sinun tulee toimittaa tarvittavat aineistot kirjanpitäjälle.
• Tiedät, mitä olet ostanut ja mistä kirjanpitosi hinta muodostuu.
• Uskallat kysyä mitä tahansa ja saat vastauksia ymmärrettävällä kielellä.

Kun asiointi oman kirjanpitäjän kanssa on miellyttävää, yhteydenpito on mutkatonta ja asiat hoituvat aikataulussa.

11. Mitä kautta ja millä aikataululla kirjanpitäjän saa kiinni?

Arvostatko naamatusten tapahtuvaa asiointia vai riittääkö sinulle, että saat kirjanpitäjääsi yhteyden puhelimitse tai sähköpostilla? 

Jos sähköinen asiointi tuntuu luontevimmalta vaihtoehdolta, tilitoimiston fyysisellä sijainnilla ei välttämättä ole kovinkaan suurta merkitystä. Varmista silti aina, että kirjanpitäjäsi on tarvittaessa nopeasti tavoitettavissa tavalla tai toisella. Odottavan aika on pitkä, jos sähköposteihin vastaaminen kestää viikon tai puhelu kirjanpitäjälle ohjautuu vastaajaan kerta toisensa jälkeen.

Huolehdi selustastasi myös tilanteissa, joissa kirjanpitäjäsi sairastuu, lähtee sapattivapaalle tai vaihtaa työpaikkaa. Onhan sopimukseen kirjattu varayhteyshenkilö tällaisten tilanteiden varalta?

Mikäli tilitoimiston valinta on ajankohtainen, niin tutustu Accountor Go -palveluun tai pyydä ilmainen esittelypyyntö täyttämällä alla oleva esittelylomake.