Tilitoimiston tai kirjanpitäjän valinta on yksi tärkeimmistä sooloyrittäjän eteen tulevista päätöksistä. Hyvää tilitoimistoa voit lähteä etsimään esimerkiksi seuraavien 11 kysymyksen avulla.
Tilitoimistoalalla ei ole lainkaan harvinaista, että asiakassuhteiden pituudet lasketaan vuosikymmenissä. Kun yhteistyö kantaa hedelmää, hyvän kirjanpitäjän tuoma hyöty tarkoittaa yrittäjälle montaa muutakin asiaa kuin vain oikein tehtyä kirjanpitoa.
Tilitoimiston valintaan kannattaakin varata riittävästi aikaa, sillä pelkkä hinnan perässä juokseminen harvemmin johtaa parhaimpaan lopputulokseen. Tähän artikkeliin olemme koonneet perusperiaatteet siitä, millaisiin asioihin sooloyrittäjän tai pienen yrityksen on syytä kiinnittää huomiota tilitoimistojen vertailua tehdessä.
Ensimmäinen tehtäväsi on määritellä se, millaisia palveluita tarvitset. Sooloyrittäjän palvelupaketti koostuu usein kuukausikirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja veroilmoituksesta. Yritysmuodostasi ja toiminnan laajuudesta riippuen saatat toki tarvita monia muitakin tilitoimiston tarjoamia palveluita.
Voit ulkoistaa esimerkiksi:
Jos tarkoituksenasi on kasvattaa liiketoimintaa nopeasti, myös kattavampien lisäpalveluiden tarvetta kannattaa kartoittaa jo hieman etukäteen. Tilitoimistoilta on saatavissa apua esimerkiksi kassavirta- ja rahoituslaskelmiin, myyntiennusteiden laatimiseen, verotuksen optimointiin ja moniin muihin asioihin. Riisutumpi paketti voi kuitenkin olla luontevin valinta varsinkin yritystoiminnan alkutaipaleella.
Isolta Oy:n taannoisen kyselytutkimuksen perusteella suuri osa yrittäjistä ei koe saavansa kirjanpitäjältään muuta apua kirjanpidon tekemisen lisäksi.
Tämä on sääli, sillä varsinkin ensimmäisten vuosien aikana uusilla yrittäjillä pyörii mielessään monia kysymyksiä, joita on mukavampi pohtia yhdessä ammattilaisen kanssa. Alla muutamia esimerkkejä:
Tilitoimisto kannattaakin alusta alkaen mieltää auttavaksi kädeksi, jonka puoleen voit tarvittaessa kääntyä muissakin kuin suoraan kirjanpitoon liittyvissä asioissa. Hyvä kirjanpitäjä osaa tarjota neuvojaan myös silloin, kun et niitä välttämättä itse osaa kysyä.
Moni uusi yrittäjä saattaa yllättyä kuullessaan, että kirjanpitäjän työhön ei ole laissa määriteltyjä pakollisia pätevyysvaatimuksia ja tilitoimiston voi halutessaan perustaa kuka tahansa. Siksi kirjanpitäjän koulutus ja työhistoria ovat asioita, joista sinun kannattaa onkia lisätietoa tilitoimiston valintaa tehdessä.
Myös ammattitaidon jatkuva ylläpitäminen on kirjanpitäjän työssä olennaista. Verotus- ja kirjanpitolainsäädännössä tapahtuvat muutokset sekä sähköisten taloushallinto-ohjelmien kehittyminen vaativat kirjanpitäjältä säännöllistä pänttäämistä.
Taloushallintoliiton tilitoimistolle myöntämä auktorisointi ja kirjanpitäjän KLT-tutkinto ovat hyviä signaaleja, mutta mitään aukottomia takeita palveluiden laadusta ne eivät anna.
Kukaan yrittäjä ei halua saada tilitoimistosta laskua, jonka loppusumma on odotettua suurempi ja hinnan muodostumisesta on vaikea ottaa tolkkua. Siksi hinnoittelukäytännöistä kannattaa sopia tarkasti ja kirjallisessa muodossa.
Tilitoimistoilla on monia erilaisia tapoja hinnoitella omia palveluitaan. Kirjanpidon hinta voi perustua:
Varsin usein sooloyrittäjän kirjanpito veloitetaan tositteiden määrään perustuen, mutta tietyt työvaiheet, kuten tilinpäätös ja veroilmoitus, laskutetaan erikseen. Hinta voi olla myös täysin kiinteä, mikä omalta osaltaan helpottaa kulujen budjetointia.
Jos olet uunituore yrittäjä, muistanet myös sen, että tosite tarkoittaa montaa muutakin asiaa kuin kuittia. Tavanomaisimpia esimerkkejä sooloyrittäjälle kertyvistä tositteista ovat myynti- ja ostolaskut, tiliotteet, vuokrasopimukset ja verotuspäätökset.
Oli hinnoittelutapa mikä tahansa, kysy kirjanpitäjältä euromääräinen arvio siitä, mitä kirjanpito tulee maksamaan ja mistä kaikesta veloitetaan. Kuuluuko esimerkiksi neuvonta pakettiin vai laskutetaanko se lisätyönä, josta maksat tuntihintaa?
Tarjous kannattaa aina kysyä useammasta tilitoimistosta, vaikka sinulla olisikin jo vahva käsitys siitä, minkä vaihtoehdon lopulta tulet valitsemaan. Parhaimmassa tapauksessa saat sorvattua hintaa hieman alaspäin, kun tiedät, mitä sama palvelu maksaa muualla.
2020-lukua kohti mentäessä sinulla tuskin on halua tai aikaa hoitaa henkilökohtaisia pankkiasioitasi konttorissa tai kirjepostin välityksellä – onhan verkkopankki keksitty. Miksi siis hoitaisit myöskään yrityksesi raha-asioita ja tositeliikennettä yhtään vaikeammin kuin on pakko?
Sähköinen taloushallinto voi kuulostaa terminä vaikealta, mutta yksinkertaisimmillaan se tarkoittaa vain sitä, että hoidat yhdellä sähköisellä ohjelmalla muun muassa seuraavat tutut rutiinit:
Sähköinen taloushallinto-ohjelma toimii tietokoneen selaimessa ja mobiililaitteessa ilman erillisiä asennuksia. Voit siis käyttää ohjelmaa missä tahansa, kunhan vain käytössäsi on nettiyhteys.
Helppokäyttöisiä sähköisiä sovelluksia hyödyntämällä säästät aikaa paitsi itseltäsi myös kirjanpitäjältäsi – tämän huomaat usein myös kirjanpidon hinnassa. Kirjanpitäjälle kannattaa maksaa jostain muusta kuin siitä, että hän käyttää aikaansa tallentamalla ja siirtämällä paperilla tai sähköpostien pdf-tiedostoissa toimittamiasi tietoja manuaalisesti kirjanpitoon.
Kiinnitä huomiota myös siihen, minkälaista sähköistä ohjelmistoa tai sovellusta tilitoimisto sinulle ehdottaa. Yksinyrittäjä ei tarvitse käyttöönsä monimutkaista ohjelmaa, jonka ominaisuudet on suunniteltu isompia yrityksiä silmälläpitäen.
Accountor Go ja Procountor Solo ovat esimerkkejä helppokäyttöisistä sähköisistä ratkaisuista, jotka on rakennettu nimenomaan sooloyrittäjien tarpeisiin. Kummankin palvelun saat käyttöösi kiinteällä hinnalla, mikä helpottaa kirjanpidon kustannusten budjetointia.
Tietyillä toimialoilla kirjanpitoon ja verotukseen liittyy tavanomaista enemmän huomioitavia asioita. Jos toimit esimerkiksi rakennusalalla tai teet paljon ulkomaankauppaa, tilitoimistolta kannattaa varmistaa, millaista kokemusta heillä on vastaavanlaisista asiakkuuksista.
Isommilta tilitoimistoilta löytyy yleensä asiakkaita kaikilta toimialoilta, mutta pienempien toimijoiden kohdalla tämä ei aina ole itsestäänselvyys. Tiedustele aina tilitoimistolta heidän toimialatuntemustaan, jos he eivät itse ota asiaa esille.
Toimialatuntemuksen lisäksi kannattaa ottaa selvää myös siitä, minkä kokoisista yrityksistä tilitoimiston nykyinen asiakaskunta koostuu.
Varsin usein kuulee todettavan, että yksin toimivan sooloyrittäjän tai pienyrityksen kannattaa valita pieni paikallinen tilitoimisto, joka on keskittynyt palvelemaan nimenomaan pienyrittäjiä. Tämä voikin olla fiksu valinta, jos koet tarvitsevasi paljon henkilökohtaista apua ja haluat asioida kirjanpitäjäsi kanssa kasvotusten.
Toki isommatkin tilitoimistot tarjoavat kattavasti palveluja pienasiakkaiden tarpeisiin, ja kaiken haluamasi saat varmasti yhdeltä luukulta. Mikäli tahdot hoitaa omat kirjanpitorutiinisi – kuten esimerkiksi tositteiden toimittamisen, laskujen maksamisen ja myyntilaskujen lähettämisen – alusta asti mahdollisimman tehokkaasti, isoilta tilitoimistoilta löytyy tähän tarkoitukseen eritoten sooloyrittäjille suunniteltuja palvelupaketteja.
Isompi tilitoimisto voi olla oikea valinta myös silloin, jos yrityksesi tähtää nopeaan kasvuun ja tiedät lähitulevaisuudessa tarvitsevasi kattavampia taloushallinto- ja asiantuntijapalveluja.
Asiakasyritysten kokoluokan lisäksi kannattaa pyrkiä ottamaan selvää myös tilitoimiston nykyasiakkaiden kokemuksista: onko yhteistyö ollut helppoa ja palveluiden laatu kohdallaan?
Verkkosivuilta löytyvät referenssitarinat ja somekanavien asiakaspalautteet kertovat toki jotain, mutta useimmiten parhaat vinkit tilitoimiston valintaan saa tutuilta yrittäjiltä. Puskaradio onkin monille tilitoimistoille yksi tehokkaimmista asiakashankintakanavista. Suosituksia kannattaa tietysti aina kysyä myös suoraan tilitoimistosta.
Kirjanpitäjäsi ei tarvitse olla armoitettu tarinaniskijä, mutta helppo lähestyttävyys ja selkeä kommunikaatio tekevät yhteistyöstä aina sujuvampaa. Muun muassa seuraavat olennaiset asiat toteutuvat todennäköisemmin, kun sinun ja kirjanpitäjäsi välinen viestintä toimii ja henkilökemiat kohtaavat:
Kun asiointi oman kirjanpitäjän kanssa on miellyttävää, yhteydenpito on mutkatonta ja asiat hoituvat aikataulussa.
Arvostatko naamatusten tapahtuvaa asiointia vai riittääkö sinulle, että saat kirjanpitäjääsi yhteyden puhelimitse tai sähköpostilla?
Jos sähköinen asiointi tuntuu luontevimmalta vaihtoehdolta, tilitoimiston fyysisellä sijainnilla ei välttämättä ole kovinkaan suurta merkitystä. Varmista silti aina, että kirjanpitäjäsi on tarvittaessa nopeasti tavoitettavissa tavalla tai toisella. Odottavan aika on pitkä, jos sähköposteihin vastaaminen kestää viikon tai puhelu kirjanpitäjälle ohjautuu vastaajaan kerta toisensa jälkeen.
Huolehdi selustastasi myös tilanteissa, joissa kirjanpitäjäsi sairastuu, lähtee sapattivapaalle tai vaihtaa työpaikkaa. Onhan sopimukseen kirjattu varayhteyshenkilö tällaisten tilanteiden varalta?
Mikäli tilitoimiston valinta on ajankohtainen, niin tutustu Accountor Go -palveluun tai pyydä ilmainen esittelypyyntö täyttämällä alla oleva esittelylomake.
Opi lisää Accountor Go -palvelusta. Täytä tietosi ja sovi aika 15 min esittelyä varten!
Varaa esittelyAccountor Go -palvelu on kehitetty yhdessä yrittäjien kanssa toiminimille ja pienille osakeyhtiöille (1-3 työntekijää, liikevaihto enintään 500t€). Helpolla ohjelmistolla pääset eroon papereiden pyörittämisestä, kirjanpitotiimi ja Accountorin lisäpalvelut tuovat leveät hartiat myös kasvaville yrityksille ja kiinteällä hinnoittelumallilla vältät yllätykset.
Tule asiakkaaksi nyt ja saat avauksen maksutta sekä ensimmäisen kuukauden kirjanpidon ilman veloitusta (säästösi vähintään 178 euroa).