Hyppää pääsisältöön
Artikkeli

Tilitoimiston vaihtaminen - Näin vältyt turhilta riskeiltä

”Mitä nyt suotta” – eli pari hyvää syytä harkita tilitoimiston vaihtoa

 

Kun omaa kirjanpitäjää on hankala tavoittaa, keskusteluyhteys on rikkonainen tai kirjanpitäjä ei osaa kertoa talousasioista ymmärrettävästi, kommunikaatioyhteydessä on merkittäviä puutteita. Viestinnän haasteet ovat yksi yrityksien yleisimpiä syitä harkita tilitoimiston vaihtoa. Ammattitaitoisen kirjanpitäjän yksi tärkeimmistä tehtävistä on toimia talouden tulkkina ja vastata asiakkaidensa kysymyksiin.

Puhutteko kirjanpitäjäsi kanssa samaa kieltä? Avaako hän yrityksesi talouden tunnuslukuja sinulle halutessasi ymmärrettävästi? Saatko taloushallintaohjelmistostasi varmasti irti? Käyttekö säännöllisesti läpi yrityksesi tulevaisuuden näkymiä? Jos aprikoit näiden kysymysten kohdalla, on kirjanpitäjäsi toiminnassa mahdollisesti petrattavaa.

Viestinnän haasteet voivat tuntua pieneltä yksityiskohdalta, mutta pahimmillaan puutteellinen viestintä voi johtaa virheisiin kirjanpidossa.

Muista myös, että ennen vaihtamista tilitoimistolle kannattaa antaa palautetta ja toivoa muutoksia toimintaan. Tilitoimistoa ei aina tarvitse kokonaan vaihtaa, jos uusi kirjanpitäjä löytyy vanhan toimiston sisältä. Jos toiminta ei kuitenkaan muutu toivomaasi suuntaan, huonossa yhteistyössä roikkuminen tuo vain yrityksesi arkeen turhia haasteita.

Milloin on oikea aika vaihtaa tilitoimistoa tai kirjanpitäjää?

Tilitoimiston vaihto ajoittuu usein tilinpäätöskauden päättymisen jälkeiseen aikaan. Jos yhteistyössä on ollut haasteita, kauden vaihtuessa asia on helppo ottaa työpöydälle. Tilitoimiston vaihdon ei kuitenkaan tarvitse ajoittua tilikauden tai vuoden vaihteeseen, vaan se voidaan toteuttaa milloin tahansa.

Hallittu tilitoimiston vaihto toteutetaan yleensä noin 1-2 kuukauden aikana. Yrityksen talousdata siirretään uuden tilitoimiston järjestelmiin, tarvittavat oikeudet järjestetään uusille tahoille ja uuden järjestelmän käyttö otetaan haltuun. Jos taloushallinnon ohjelmisto vaihtuu tilitoimiston vaihdon yhteydessä, uuden tilitoimiston tehtäviin kuuluu perehdyttää yrityksen edustajat perusteellisesti ohjelman käyttöön.

Tilitoimiston vaihtaminen

Näin minimoit riskit tilitoimiston vaihtamisessa

1. Älä juokse hinnan perässä

Hinta voi tuntua houkuttavalta ykköskriteeriltä tilitoimiston valinnassa – kyse on toki merkittävästä kuukausittaisesta kulusta. Mieti pelkän hinnan sijaan kuitenkin ensisijaisesti sitä, mitä hinnalla saat.

Osaava tilitoimisto hyödyntää uusimpia digitaalisia työkaluja ja kykenee muuttumaan ja kasvamaan yrityksesi mukana. Jotta toimiston vaihto osuisi kerralla nappiin, kannattaa arvioida tilitoimiston kyvykkyyttä kehittää palvelutarpeitaan yrityksesi mukana. Millainen tilitoimiston palveluvalikoima on? Onko tilitoimistolla kyvykkyyttä tukea yritystäsi tulevaisuuden tarpeissasi?

Laske hinta-arvio tilitoimistopalveluille:

2. Varmista, että tilitoimistolla on kokemusta yrityksesi toimialasta ja hyvä digitaalinen osaaminen

Kun yrityksesi toimiala on tilitoimistolle tai kirjanpitäjälle entuudestaan tuttu, alan erikoisuuksien ja toimintatapojen selvittämiseen ei tarvitse käyttää yhteistyön alussa aikaa. Tämä sujuvoittaa vaihtoprosessia ja säästää arvokasta aikaasi. Mitä vakiintuneemmat toimintatavat tilitoimistolla on samankaltaisten yritysten kanssa toimimiseen, sitä pienempi riski tilitoimiston vaihtamiseen liittyy.

Tilitoimistosi tulee tuntea käytössä oleva taloushallinnon ohjelmisto kuin omat taskunsa. Tarkista myös, että tilitoimistolla myös kyvykkyyttä ja halua perehdyttää sinut tai tiimiläisesi ohjelmiston käytön saloihin.

Tutustu myös taloushallinnon palvelun valintaan liittyviin vinkkeihimme:
 

3. Tukeeko uusi tilitoimisto yritystäsi vaihtoprosessissa?

Ihanteellisessa tilanteessa uusi kumppanisi ottaa ohjaavan otteen, eikä sinun tarvitse murehtia vaihdosta. Tämä on usein mahdollista tilitoimistoissa, joille on kokemuksen myötä kertynyt selkeä ja asiakaslähtöinen toimintatapa siirtoon.

Onnistuneessa vaihdossa asiat tulevat hoidetuksi suunnitellussa aikataulussa tilitoimiston johdolla. Jos joudut itse toimimaan projektipäällikkönä vaihdoksessa, voi kokemus viedä reilusti resursseja ja tuntua ajatuksenakin raskaalta.

 

4. Muista viestiä muutoksesta

Tilitoimiston vaihtumisesta tulee muistaa viestiä myös yrityksen sisällä, jotta asia ei tule henkilöstölle yllätyksenä. Esimerkiksi palkanlaskennan muutokset vaikuttavat yrityksessä kaikkiin henkilöihin.

Jos taloushallinnon ohjelmisto muuttuu, ohjelmistoa käyttäviä työntekijöitä on hyvä tiedottaa myös tästä hyvissä ajoin – ja kertoa, että tilitoimisto perehdyttää uuden ohjelmiston käyttöön yksityiskohtaisesti.

Löydä tilitoimisto läheltä sinua

Tilitoimistomme palvelevat sinua juuri siellä missä olet. Henkilökohtaisen tilitoimistopalvelun lisäksi käytössäsi on monipuolinen toimialaosaamisemme sekä laaja palveluvalikoimamme. Me kasvamme ja skaalaudumme yhdessä yrityksesi mukana.

Haluatko kuulla lisää tilitoimistopalveluistamme? Ota yhteyttä!

 
 

Share