Kuinka hoidan laskutuksen vaivattomasti ja ammattimaisesti?

Kuinka hoidan laskutuksen vaivattomasti ja ammattimaisesti?

Artikkeli on tuotettu yhteistyössä Isolta Oy:n kanssa.

Mikä on lasku?

Lasku on yksinkertaisesti asiakirja, jolla asiakkaalta pyydetään rahaa. Laskutuksessa on kuitenkin otettava huomioon asiakaskokemus, verottajan vaatimukset sekä oma tarve varmistaa rahan saaminen.

Lasku on samalla myös perusta kirjanpidon tekemiseen. Samalla annat ammattimaisen kuvan yrityksestäsi. Hyvä laskutusohjelma auttaa kaikissa näissä asioissa.

Millainen on hyvä lasku?

Hyvä lasku on helppo maksaa. Hyvästä laskusta asiakkaan on helppo tarkistaa, että häntä on laskutettu sovitusti. Luonnollisesti se myös täyttää verottajan vaatimukset.

Alla on esimerkki hyvästä laskusta ja muutama seikka, jotka on hyvä ottaa huomioon.

Mitä tietoja laskulta pitää löytyä?

  1. Laskun antamispäivä
  2. Juokseva tunniste (laskun numero)
  3. Myyjän y-tunnus
  4. Myyjän ja ostajan nimi sekä osoite
  5. Tavaroiden tai palvelun määrä ja luonne
  6. Tavaroiden tai palvelun toimituspäivä
  7. Yksikköhinta ilman veroa
  8. Verokanta ja veron peruste
  9. Suoritettavan veron määrä

Vinkkimme laskutuksen hoitamiseen:

Pyri laskuttamaan valmiit asiat samana päivänä. Laskun viivästyminen viikolla viivästyttää myös rahan saantia viikon. Lisäksi sovitut asiat saattavat unohtua.

Nopeasti saapuva lasku antaa asiakkaalle hyvän kuvan toiminnan ammattimaisuudesta.

  • Kirjaa lasku valmiiksi laskutusta varten tarjouksena, myyntitilauksena tai laskuluonnoksena niin aikaisin kuin mahdollista. Itse laskutushetken ei tulisi kestää minuuttiakaan.
  • Lähetä lasku asiakkaan toivomassa muodossa. Verkkolaskuna jos asiakas niin toivoo, sähköpostitse jos olette siitä sopineet tai perinteisesti paperisena mikäli et ole varma, miten asiakas laskun haluaa.
  • Tarkista vielä ennen laskun lähettämistä, että verottajan vaatimukset täyttyvät ja että asiakkaan ja laskun tiedot ovat oikein. Asiakkaan velvollisuus on olla maksamatta laskua, jossa tiedot ovat väärin.
  • Huolehdi myös laskujen arkistoinnista. Yrittäjä on velvollinen säilyttämään kaiken kirjanpitoaineiston seitsemän vuoden ajan. Sähköisessä arkistoinnissa vaatimuksena on, että aineisto on tallessa vähintään kolmessa eri sijainnissa.
  • Älä koskaan muokkaa lähetettyä laskua. Mikäli asiakkaalle lähetettyyn laskuun jäi virhe, tulee lasku hyvittää ja tehdä uusi lasku tilalle. Voit toki muokata laskua vapaasti siihen saakka, että olet sen lähettänyt asiakkaalle ja kirjanpitoosi.

Sähköinen laskuttaminen

Sähköinen lasku on käytännössä mikä tahansa lähettäjältä vastaanottajalle sähköisesti lähtevä lasku. Sähköinen lasku voi siis olla joko sähköpostilasku, verkkolasku tai myös paperilasku, joka on lähetetty sähköisestä palvelusta ja päätyy paperisena asiakkaan postilaatikkoon.

Laskun vastaanottotavan päättää laskun vastaanottaja, ei laskuttaja. Asiakkaasi toivomalla tavalla välitetty lasku tulee varmemmin ja nopeammin maksetuksi. Se edesauttaa samalla positiivisen asiakaskokemuksen jättämisessä.

Verkkolasku

Verkkolasku on ”se aito sähköinen lasku”. Sen lähettäminen on pelotteluista huolimatta jopa helpompaa kuin tulostaminen. Tarvitset vain asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja laskutusohjelman, joka voi lähettää verkkolaskuja.

Verkkolaskuna laskunsa haluaa yritys, joka voi myös käsitellä ostolaskunsa sähköisesti: hyväksyttää, maksattaa ja toimittaa kirjanpitoon ilman manuaalista kirjausta. Tällöin laskun vastaanottaja säästää aikaa ja välttää virheitä laskun käsittelyssä.

Lasku sähköpostiin

Laskun lähettäminen sähköpostiin on monelle kuluttajalle ja pienelle yritykselle kätevä tapa vastaanottaa lasku nopeasti.

Hyvä laskutusohjelma lähettää laskun vastaanottajan sähköpostiin sekä valvoo, että viesti menee perille ja että asiakas avaa laskun. Toki pelkkä laskun lähettäminen onnistuu PDF-tiedostona myös itse.

Tulostuspalvelun kautta

Sähköisen laskun ja perinteisen paperisen laskun välimallina voidaan pitää laskutustapaa, jossa laskuttaja lähettää laskun sähköisesti, mutta vastaanottaja saa laskun paperille tulostettuna.

Tällöin lasku lähetetään laskutusohjelmasta tulostuspalveluun, josta lasku postitetaan asiakkaalle.

Lisätietoa sähköisestä laskuttamisesta saat osoitteesta:

https://www.isolta.fi/ominaisuudet/sahkoinen-laskutus

Isolta ja Accountor Go – koko taloushallinto vaivattomasti

Mielestämme yrittäjän tulisi käyttää aikansa olennaiseen eli laskutettavan työn tekemiseen.

Siksipä näkemyksemme on tarjota yrittäjälle sellaiset työkalut, joiden avulla rutiinitöiden määrä voidaan minimoida.

Isolta ja Accountor Go ovat aloittaneet yhteistyön, jonka myötä voimme tarjota yrittäjälle aiempaa laajemmat työkalut taloutensa hallintaan.

Arkhimedes-ohjelmalla hoidat myyntilaskutuksen ja asiakkuudenhallinnan. Accountor Go -palvelun avulla hoidat kirjanpitosi, ostosi ja kuittien käsittelysi vaivattomasti.

Voit lähettää kaiken kirjanpitoaineiston sähköisesti sekä maksaa verkkolaskusi helposti eri laitteilla. Lisäksi saat tilinpäätöksen ja veroilmoituksesi kirjanpitäjän tekemänä.

Arkhimedes Online ja Accountor Go

Voit siis unohtaa paperien pyörittelyn, kuittien etsimisen ja aineiston toimittamisen muovipussissa. Kaikki tieto liikkuu kätevästi sähköisesti.

Hyödynnä kuukausi ilmaista kirjanpitoa!

Kokeile palvelua ja hyödynnä kuukausi ilmaista kirjanpitoa. Jätä yhteystietosi ja sovi aika 15 minuutin esittelylle. Näytämme miten palvelu toimii, vastaamme kysymyksiisi ja luomme sinulle käyttäjätunnukset.

Tarjous koskee vain uusia Accountor Go asiakkaita.