Yksinyrittäjä ja digitalisaation mahdollisuudet — hyötyä vai hölynpölyä?

Yksinyrittäjä ja digitalisaation mahdollisuudet — hyötyä vai hölynpölyä?

Mitkä ovat digitalisaation hyödyt yksin- ja pienyrittäjille?

Liiketoiminnan digitalisoitumisesta puhutaan jatkuvasti, mutta asiaa lähestytään useimmiten pk-yritysten ja suurten organisaatioiden näkökulmasta.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö myös yksinyrittäjä voisi saada arkiseen uurastukseensa kosolti lisäpotkua digiaikakauden ratkaisuista.

Suurin osa yksinyrittäjistä onkin jo asiaan havahtunut. Vuoden 2017 alussa julkaistussa Soneran kyselytutkimuksessa ilmeni, että lähes 75 prosenttia yksinyrittäjistä pitää digitalisaatiossa onnistumista tärkeänä oman yrityksen tulevaisuuden kannalta.

Asenneilmapiiri on muuttunut nopeasti positiivisempaan suuntaan, sillä vuotta aiemmin sama lukema oli alle 50 prosenttia.

Suomesta löytyy silti yhä liian paljon yksinyrittäjiä, jotka eivät koe digitalisaation koskettavan heidän omaa yritystoimintaansa millään tavoin.

Suhtautuminen on ymmärrettävää, koska digitalisaatio esitetään usein vaikeaselkoisena höttösanana, jonka käytännön toteutuksesta on vaikea ottaa tolkkua.

Mitä digitalisaation ensiaskeleet sitten voivat käytännössä tarkoittaa sellaisille yksinyrittäjille, jotka ovat tottuneet tekemään asiat siten kuin ne on aina ennenkin tehty?

Avaamme nyt asiaa muutamien yksinkertaisten esimerkkien avulla – monet niistä ovat toivottavasti jo sinulle tuttuja.

Sinä olet liikkuva toimisto – digitalisaatiolla joustavuutta työpäivään

Monesti sanotaan, että yksinyrittäminen on ympärivuorokautista työtä. Tämä pitääkin paikkansa, sillä varsinaisen ydintyön ohessa paperihommia ja muita juoksevia asioita joutuu usein hoitamaan niin sanotun työajan ulkopuolella.

Siksi kannattaakin pitää huoli siitä, että tällaisten toimistorutiinien hoitaminen onnistuu myös muualta kuin omalta työpisteeltä tai sen näyttöpäätteeltä käsin.

Alla muutama esimerkki monen yrittäjän arkeen liittyvistä käytännöistä, joita olisi syytä pystyä tekemään mahdollisimman joustavasti.

Työhön liittyvien asiakirjojen jakaminen ja niihin pääsy

Jos esimerkiksi käytät työssäsi Wordia tai Exceliä, pääsetkö tarvittaessa lukemaan, muokkaamaan ja uudelleenlähettämään tiedostoja useammalla kuin yhdellä laitteella?

Taloushallinnon ja kirjanpidon rutiinityöt

Verkkolaskujen maksaminen tai kuittien toimittaminen kirjanpitoon ovat asioita, jotka on hyvä pystyä hoitamaan joustavasti myös älylaitteella – missä tahansa liikutkin.

Edellä mainitut rutiinit sujuvat joustavasti, kun hyödynnät yrittäjille suunniteltuja pilvipalveluita.

Arkipäiväinen ja monen yrittäjän hyödyntämä esimerkki pilvipalvelusta on Gmail-sähköposti, jota pääset lukemaan niin puhelimella, tabletilla kuin tietokoneellakin, kunhan käytössäsi on nettiyhteys.

Myös taloushallintoon ja muihin toimistorutiineihin liittyviä töitä tulisi pystyä hoitamaan samalla tavoin joustavasti – ajankäytön hallinta ja työnteon suunnittelu tehostuvat, kun toimisto on aina siellä missä sinäkin.

Toimiiko yrityksesi mobiiliaikakaudella – houkutteletko vai karkotatko asiakkaitasi verkossa?

Palveluita ja tuotteita etsitään koko ajan enemmän verkosta, ja yhä isompi osuus nettiselailusta tapahtuu mobiililaitteilla.

Omat verkkosivut ovat – toki toimialasta riippuen – tärkeä asiakashankintakanava ja käyntikortti monelle yksinyrittäjälle, joten niiden on syytä olla ajan tasalla myös mobiiliselaajien näkökulmasta.

Sivuston huono mobiiliresponsiivisuus tarkoittaa suomeksi sitä, että sivusto ei toimi tai näy kunnolla mobiililaitteilla selatessa.

Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että puhelimella selatessa sivuston valikot eivät avaudu, teksteistä osa jää pimentoon tai kuvat ovat ylisuuria.

Kaikki nämä ovat helppoja tapoja karkottaa potentiaalinen asiakas pois yrityksen verkkosivulta.

Nykyään nettisivustot rakennetaan jo lähes poikkeuksetta toimimaan hienosti myös älypuhelimilla ja tableteilla, mutta vielä joitain vuosia sitten näin ei aina ollut.

Jos siis oma sivustosi on vuosien takaa, asia kannattaa tarkistaa vähintäänkin omalla puhelimella tai esimerkiksi Googlen mobiilisoveltuvuustestin avulla.

Mobiilitoimivuuden lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että oman yrityksen sähköiset yhteydenottokanavat ovat ajan tasalla.

Tämä tarkoittaa sitä, että asiakas saa yritykseesi yhteyden muutenkin kuin etsimällä puhelinnumerosi tai sähköpostiosoitteesi verkkosivuston linkkiviidakosta.

Toisin sanoen: tee yhteydenotto asiakkaallesi niin helpoksi kuin suinkin mahdollista.

Puhelimellaan palveluita tai tuotteita etsivä asiakas on tyytyväinen, kun hän saa tarvittaessa yrityksen langan päähän yhdellä napinpainalluksella hakukoneen, verkkosivuston tai yrityksen some-kanavan kautta.

Myös yksinkertainen yhteydenottolomake on monesti sähköpostia ketterämpi tapa alustaviin tiedusteluihin.

Moni yksinyrittäjä on aloittanut yrityksensä digipolun tällaisista pienistä asioista ja tutustunut sen jälkeen esimerkiksi verkkokauppamyymiseen sekä hakusana- ja some- mainontaan. Internet on täynnä mahdollisuuksia myös yksinyrittäjille.

Automatisoi tai poista rutiininomaisia työvaiheita

Yksinyrittäjän arjessa on paljon toistuvia rutiineja, jotka eivät liity varsinaiseen työhön, mutta joihin kuluu silti roppakaupalla aikaa.

Hyvä uutinen on se, että tällaisten työvaiheiden poistamiseen on olemassa runsaasti tehokkaita työkaluja.

Otetaan jälleen muutama esimerkki sellaisista yksinyrittäjien arkeen liittyvistä nykyaikaisista käytännöistä, jotka säästävät enemmän aikaa tuottavalle työlle:

#1 Asiakkaalle annetaan mahdollisuus varata aika myös sähköisesti verkossa, eikä vain puhelinsoitolla.

#2 Yrittäjä toimittaa kuittinsa kirjanpitoon puhelimellaan eikä kirjekuoressa kerran kuukaudessa.

#3 Yrittäjä pääsee haluamiinsa tietoihin käsiksi usealta eikä vain yhdeltä laitteelta.

#4 Yrittäjä saa laskunsa sähköisesti kirjanpito-ohjelmaan, josta maksettuna ne kohdistuvat suoraan kirjanpitoon. Paperien käsittelyyn ja viitenumeroiden näpyttelyyn verkkopankissa käytetty aika jää tällöin pois.

Kuten jo aiemmin tässä tekstissä todettiin, useat rutiineja poistavat ja työnteon joustavuutta lisäävät ratkaisut ovat pilvipohjaisia. Yrittäjät käyttävät niitä, koska ne todistetusti toimivat.

Yksinyrittäjän tarkistuslista

Yksinyrittäjien digivalmiudet vaihtelevat paljon toimialan ja yrittäjän oman kiinnostuksen mukaan.

Monille yrittäjäsankareille edellä mainitut asiat saattoivat olla täysin selvää pässinlihaa, mutta varmasti joukossa on paljon heitäkin, joilla riittää vielä kehitettävää oman yritystoiminnan tehostamisessa.

Omaa digivalmiutta voi pohtia esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:

#1 Pystynkö hoitamaan työhön liittyviä toimistorutiineja ajasta ja paikasta riippumatta useammalla kuin yhdellä laitteella?

#2 Jos yritykselläni on verkkosivut, ovatko ne ajan tasalla esimerkiksi mobiilitoimivuuden ja yhteydenottokanavien osalta?

#3 Tunnistanko sellaiset työhöni liittyvät rutiinit, joihin kuluvaa aikaa pystyisin karsimaan jollain sähköisellä ratkaisulla?

Mikäli vastaus kaikkiin kysymyksiin oli kyllä, olet jo edellä monia yksinyrittäjiä. Jos kehitettävää jäi, kannattaa muistaa, että alkuun pääsee hyvin pieninkin panostuksin – vaikka jo tänään.

Hyödynnä kuukausi ilmaista kirjanpitoa!

Kokeile palvelua ja hyödynnä kuukausi ilmaista kirjanpitoa. Jätä yhteystietosi ja sovi aika 15 minuutin esittelylle. Näytämme miten palvelu toimii, vastaamme kysymyksiisi ja luomme sinulle käyttäjätunnukset.

Tarjous koskee vain uusia Accountor Go asiakkaita.